Программа для учета товаров: как вести остатки, если вы продаёте онлайн

Как вести учет товара, если вы продаёте онлайн: тетрадь, Excel или программа

Правильный инструмент зависит не от размера бизнеса, а от числа каналов продаж и людей, которые меняют остатки. Пока продаёт один человек и в одном месте, почти всё работает. Как только каналов или продавцов становится два, ручной учёт начинает врать.

Цена ошибки выше, чем кажется. По оценке отчёта AmCham об электронной торговле в Молдове (2025), 10–30% онлайн-заказов могут отменяться из-за расхождений в остатках. Каждый такой заказ — покупатель, за которого вы уже заплатили рекламой, и который уходит раздражённым.

Учет товара в Excel и Google Таблицах: шаблон и где он ломается

Если пока остаётесь на таблице, делайте её так, чтобы остаток считался формулой, а не вписывался руками. Минимальный набор колонок:

• Артикул — уникальный, по нему ищете товар;
• Наименование и вариант (цвет, размер) — каждая комбинация отдельной строкой;
• Штрихкод, если есть;
• Приход — сумма всех поступлений;
• Продано — по отдельной колонке на канал: сайт, Instagram, 999.md, магазин;
• В резерве — подтверждённые, но ещё не отправленные заказы;
• Доступно к продаже = приход − продажи − резерв (формула);
• Минимальный остаток — при достижении пора заказывать у поставщика.

Где таблица ломается: её правят с двух телефонов одновременно, кто-то вписывает число вместо формулы, продажу в Instagram записывают «потом», а сайт про таблицу вообще не знает — остатки в WooCommerce приходится обновлять отдельно. Условный пример: магазин косметики в Кишинёве продаёт через сайт и Instagram, остатки ведёт один менеджер в Google Таблице. До первой крупной акции всё отлично. Потом один и тот же крем продают трое, и каждый пятый заказ приходится отменять.

Программа для учета товаров: что выбрать в Молдове

Молдавскому магазину, который продаёт онлайн, важны три вещи: учёт в леях с молдавским НДС и e-Factura, работа с кассами, подключёнными к MEV, и связь с сайтом. По этим критериям чаще всего выбирают из следующего:

Отдельно про Elemento: это молдавская облачная бухгалтерия за 300 леев в месяц и выше, склад в ней есть, но базовый. Бухгалтеру в ней удобно, а вот продавцу с десятками заказов в день — нет, это не кассовая и не торговая программа.

Наша рекомендация коротко: если бухгалтер уже в 1С — оставайтесь в 1С и свяжите её с сайтом (как это делается). Стартуете с нуля, магазин небольшой, касса одна — возьмите местное облачное решение с кассой, так проще. Собираете сотни заказов в день со своего склада — вам в сторону WMS.

Бесплатная программа для учета товаров: где подвох

Бесплатные варианты есть, и для старта они нормальные. Подвох не в цене, а в том, что обычно в них не входит:

• Остатки WooCommerce — бесплатно, но только для сайта: продажу в магазине или Instagram придётся вычитать руками.
• Бесплатный тариф POSfix — ограничен 50 товарами и 2 кассирами.
• Google Таблицы — бесплатно и удобно, но это не учёт, а список: без связи с сайтом и без защиты от ошибок.
• Odoo Community — бесплатная лицензия, но платные внедрение, хостинг и доработки.
• «Бесплатные» программы из российских и украинских рейтингов — сделаны под чужую фискальную систему: 54-ФЗ, маркировку, свою налоговую. Для молдавской кассы и e-Factura их придётся «прикручивать».

Бесплатное заканчивается, когда появляется второй канал продаж или второй склад. С этого момента дешевле заплатить за программу, чем за отменённые заказы.

1С или МойСклад: что лучше для магазина в Молдове

В русскоязычных обзорах этот вопрос задают постоянно, но в Молдове он решается проще. МойСклад — российский облачный сервис, сделанный под российские правила. Подтверждения, что он работает с молдавской e-Factura, кассами, подключёнными к MEV, и отчётностью для ГНС, мы не нашли — если рассматриваете его, спросите об этом поддержку до оплаты. Им можно пользоваться как складской программой, но бухгалтерию всё равно придётся вести отдельно, и данные между ними переносить.

1С в Молдове продаётся в локальных конфигурациях, у большинства бухгалтеров она уже есть, а обмен с сайтом отработан. Минусы — дороже на старте, интерфейс сложнее, для изменений нужен программист 1С. Практическое правило: если бухгалтер ведёт вас в 1С, берите торговую конфигурацию 1С; если бухгалтер работает в другой программе, а вам нужна простая касса и склад — смотрите местные облачные решения.

Один остаток для сайта, Instagram и 999.md: синхронизация остатков

Остаток должен жить в одном месте — в программе учёта, а все каналы должны его только читать. Сайт получает остатки автоматически (обменом с 1С или через API кассы). С Instagram и Viber сложнее: там нет автоматического «склада», поэтому заказы из мессенджеров нужно сразу вносить в учёт или вести через CRM, связанную с сайтом.

Для объявлений на 999.md работает то же правило: товар закончился в учёте — объявление снимается в тот же день. Если у вас ещё и физическая точка, продажи на кассе должны списывать остаток сразу; как это устроить, описано в статьях про POS-систему для магазина и омниканальную торговлю.

Резервирование товара: что это и когда списывать заказ с сайта

Резервирование товара — это когда вещь из подтверждённого заказа перестаёт быть доступной для других покупателей, хотя ещё лежит на полке. Без резерва последняя единица легко уходит двум людям сразу — покупателю на сайте и покупателю в зале, или двум клиентам, чьи заказы одновременно подтвердили разные менеджеры.

Сам WooCommerce списывает остаток в момент оплаты или перевода заказа в статус «Обработка». Но если «настоящий» остаток живёт в 1С или в кассовой программе, резерв должен ставиться там. Иначе сайт думает, что зарезервировал, а продавец в магазине спокойно продаёт эту же вещь.

Из нашей практики почти все случаи закрывают три правила:

1. заказ с сайта попадает в программу учёта в течение нескольких минут и сразу резервирует товар;
2. заказы с наложенным платежом, которые покупатель не подтвердил по телефону, сами отменяются по истечении срока, и товар снова свободен;
3. по товарам, которых 1–2 штуки, сайт показывает «последний товар» или держит страховой остаток.

Штрихкоды, инвентаризация и пересортица

Учет товара по штрихкоду нужен с первого дня, если у вас есть размеры и цвета. У каждой комбинации — свой штрихкод, иначе на кассе продают «похожую» позицию и остатки расходятся. Сканер штрихкода стоит дешевле одной сорванной распродажи.

Пересортица — это когда по одной позиции недостача, а по похожей — излишек: продали синюю футболку M, а списали чёрную M. В интернет-магазине она особенно больно бьёт по вариациям. Лечится штрихкодами и дисциплиной при приёмке.

Инвентаризация товара в магазине с закрытием на день подходит офлайн-точке. Интернет-магазину день без заказов — потерянный день, поэтому считайте склад по кругу:

1. Разбейте склад на зоны. Стеллажи или категории — такие, чтобы одну можно было посчитать за час-два.
2. Заморозьте зону. Пока идёт пересчёт, держите по этой категории завышенный страховой остаток — или просто скройте её с сайта часа на два.
3. Считайте сканером. Не на бумаге: расхождения видны сразу.
4. Вносите исправления в программу учёта. Не на сайте — сайт получит правильный остаток при следующем обмене.
5. Ищите причину. Повторяющееся расхождение по одной категории чаще говорит о проблеме в процессе, а не о краже.

Товар у поставщика и дропшиппинг: как учитывать то, чего нет на вашей полке

Если часть ассортимента лежит у поставщика, остаток по нему должен приходить от поставщика, а не вписываться «на глаз». Обычно поставщики дают файл CSV или XML с остатками и ценами — его загружают в программу учёта или прямо на сайт по расписанию. Как работать с такими прайсами, мы разобрали в статье про поставщиков для интернет-магазина, а модель без своего склада — в статье про дропшиппинг в Молдове. Товары «под заказ» держите на отдельном виртуальном складе, чтобы не смешивать их с реальными остатками.

Сколько стоит наладить учёт и связать его с сайтом

Бюджет состоит из двух частей: сама программа (лицензия или подписка) и её связь с сайтом. Разброс большой: POSfix можно начать бесплатно, Elemento обойдётся от 300 леев в месяц, а лицензия 1С — в несколько тысяч леев, к которым добавится настройка у партнёра.

У Outbox связь 1С с WooCommerce стоит от 500 €, а POS с синхронизацией остатков сайта — от 1 000 леев в месяц, оборудование отдельно. Если вы производите что-то сами, работаете в HoReCa или другой разрешённой сфере и фирме не меньше двух лет, посмотрите CREȘTEM IMM (ODA): там компенсируют ERP, SaaS-подписки и сканеры штрихкодов. Магазинам, которые только перепродают, программа не подходит.

Если не понимаете, какая программа нужна именно вам, позвоните или напишите нам. Честно скажем, что нужно сейчас, а что подождёт, — даже если ответ будет «посидите на Excel ещё полгода».